Contexte et Défi
Pourquoi digitaliser la gestion d’une association viticole ?
Dans un secteur aussi compétitif que le viticole, les associations doivent gérer efficacement leurs adhérents, leurs événements et leur communication. Pourtant, de nombreuses structures utilisent encore des méthodes manuelles, peu adaptées à la gestion moderne des membres.
C’est dans ce contexte que Vinseo, une association influente du secteur, a décidé d’adopter une solution digitale sur-mesure. Grâce à Naotech, elle a automatisé ses processus avec des outils no-code puissants : Airtable, Make et Softr et Fillout.
Dans cet article, découvrez comment Vinseo a gagné en productivité et en efficacité grâce à cette transformation digitale.
Les défis de gestion rencontrés par Vinseo
Avant l’intervention de Naotech, Vinseo faisait face à plusieurs problèmes récurrents :
🔴 Un système de gestion obsolète (FileMaker), limitant l’accès aux données et la collaboration.
🔴 Un processus d’adhésion manuel, nécessitant des interventions administratives chronophages.
🔴 Une gestion d’événements peu fluide, avec un suivi compliqué des inscriptions.
🔴 Un manque d’automatisation dans la communication, rendant le suivi des adhésions fastidieux.
Pour moderniser son fonctionnement, l’association avait besoin d’un système centralisé, automatisé et évolutif.
Une transformation digitale réussie avec Airtable, Make et Softr
1️⃣ Migration des données de FileMaker vers Airtable
Nous avons transféré l’ensemble des données de Vinseo sur Airtable, une solution plus flexible et intuitive, offrant une gestion améliorée des membres.
🔹 Base de données centralisée et accessible en temps réel
🔹 Meilleure organisation des informations des adhérents
🔹 Connexion simplifiée avec d’autres outils via Make
💡 Résultat : un accès facilité aux informations et une meilleure collaboration interne.
2️⃣ Création d’une interface de gestion sur Airtable Interface
Pour simplifier le travail des administrateurs, nous avons conçu une interface intuitive sur Airtable Interface. Elle permet une gestion optimisée des adhésions et des événements.
Fonctionnalités principales : ✔️ Tableau de bord interactif avec un suivi des membres et cotisations ✔️ Gestion des votes pour les candidatures reçues
✔️ Publications des évènements et gestion des inscriptions ✔️ Gestion automatisée des renouvellements de cotisations ✔️ Accès rapide aux informations adhérents
3️⃣ Développement d’un espace membre interactif avec Softr
Pour améliorer l’expérience des adhérents, Vinseo dispose désormais d’un espace membre sécurisé.
Les avantages pour les adhérents :
🔹 Connexion simplifiée
🔹 Mise à jour des informations personnelles en toute autonomie
🔹 Accès aux factures et documents importants
🔹 Inscription facile aux événements de l’association
💡 Résultat : un gain de temps pour l’association et une meilleure expérience utilisateur.
Automatiser la gestion avec Make : un atout majeur
Automatisation des adhésions et renouvellements
Collecte automatisée des informations des nouveaux adhérents via Fillout.
Envoi automatique des candidatures au conseil d’administration avec un système de vote en ligne (formulaire Airtable)
Génération automatique des factures et suivi des paiements via Pennylane
Récupération des données sociétés via Pappers
Gestion des événements simplifiée
Formulaires d’inscription directement intégrés à l’espace membre.
Suivi automatique des places disponibles et notifications envoyées aux participants.
Envoi d’e-mails de rappel pour garantir un taux de participation optimal.
💡 Résultat : moins d’erreurs, moins d’oubli et une gestion 100% fluide.
Les bénéfices concrets pour Vinseo
Grâce à cette digitalisation, Vinseo profite aujourd’hui d’une gestion optimisée et d’un gain de temps significatif.
Les résultats obtenus :
✅ Gain de temps sur les tâches administratives.
✅ Une communication plus efficace avec les adhérents.
✅ Un suivi des adhésions et paiements simplifié.
✅ Une meilleure expérience utilisateur grâce à l’espace membre en ligne.
📢 Conclusion : Pourquoi adopter une solution no-code pour votre association ?
L’expérience de Vinseo montre que l’automatisation des processus avec Airtable, Make et Softr permet :
-Un gain de temps significatif pour les administrateurs.
-Une gestion plus fluide des adhésions et des événements.
-Une meilleure relation avec les membres grâce à une communication optimisée.
Si vous dirigez une association et souhaitez moderniser votre gestion, Naotech vous accompagne dans votre transformation digitale.
📩 Contactez-nous dès maintenant pour en savoir plus !
Un use case proposé par naotech
Comments