Contexte et Défi
La gestion des partenaires métiers, comme les coachs, peut rapidement devenir chronophage lorsqu’elle repose sur des échanges d’e-mails et un suivi documentaire manuel. Entre la collecte de documents administratifs, la gestion des missions et le support aux partenaires, les équipes internes passent un temps précieux sur des tâches répétitives.
Chez Chance.co, cette problématique était bien réelle. Pour fluidifier les échanges et automatiser le suivi des documents, nous avons développé une plateforme no-code sur Softr. Résultat ? Une gestion simplifiée et une meilleure expérience pour les coachs. Découvrez comment nous avons optimisé leur gestion administrative grâce au no-code et à l’automatisation.
Les défis de gestion rencontrés par Chance
Avant la mise en place de la plateforme, plusieurs difficultés freinaient l’efficacité de la gestion des coachs :
🔴 Un suivi documentaire complexe : les coachs doivent fournir régulièrement des documents administratifs (NDA, contrats, attestations), mais il n’existait aucun espace centralisé pour les gérer. Résultat ? Un suivi fastidieux et une perte de temps pour les équipes et les coachs.
🔴 Un support chronophage : les questions et demandes des coachs étaient gérées par e-mail, rendant difficile l’analyse des problématiques récurrentes et augmentant la charge de travail des équipes.
🔴 Un manque de visibilité : ni les coachs ni les administrateurs n’avaient une vision claire du statut des documents ou des demandes en cours.
L’objectif : une plateforme no-code pour centraliser et automatiser
L’objectif de notre intervention était clair : réduire les interactions e-mails et offrir un suivi simplifié pour les coachs, en leur donnant accès à un espace dédié.
Grâce à Softr, nous avons développé une interface intuitive et centralisée, comprenant :
📌 Un tableau de suivi de facturation avec un espace de dépôt des documents. 📌 Un suivi documentaire automatisé, regroupant les contrats, NDA, attestations et récapitulatifs. 📌 Un espace de ticketing permettant aux coachs de poser leurs questions et de suivre leur résolution en direct.
Automatisation et notifications : un gain de temps considérable
Pour alléger la charge administrative et améliorer l’expérience des coachs, nous avons intégré plusieurs automatisations :
🔔 Relances automatiques pour les documents administratifs arrivant à expiration. 📩 Alertes pour les administrateurs dès qu’un coach soumet un ticket. ✅ Notifications aux coachs dès qu’une réponse est apportée à leur demande.
Résultats et impact
Depuis la mise en place de cette solution, les coachs se montrent enthousiastes face à cette nouvelle manière de gérer leurs missions. Moins d’e-mails, plus d’autonomie et une meilleure visibilité sur leurs documents et leurs demandes.
👉 Un support plus fluide et structuré 👉 Une gestion documentaire simplifiée 👉 Un gain de temps significatif pour les équipes internes
👉 Une expérience partenaires amplifiée
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